工程项目组织与管理讲义(八)

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第八讲

  一、内容提要

  1、项目经理的作用与项目经理的选择;2、项目经理的主要工作;3、项目团队建设 。

  二、重点、难点

  (一)了解项目团队建设  。

  (二)熟悉项目经理的作用  ,项目经理的选择  。

  (三)掌握项目经理的主要工作  。

  三、内容讲解

  第六章工程项目人力资源管理

  第三节项目经理

  一、项目经理的作用

  (一)项目经理

  工程项目的项目经理是工程项目承担单位的法定代表、该工程项目上的全权委托代理人  ,是负责项目组织、计划及实施过程  ,处理有关内外关系  ,保证项目目标实现的项目负责人  ,是项目的直接领导与组织者  。严格意义上说  ,只负责沟通、传递指令  ,而不能或无权对项目制定计划、进行组织实施的负责人不能称为项目经理 ,只能称为协调人  。

  (二)项目经理的位置

  1.项目经理与部门经理的比较

  项目经理与部门经理在公司中所担任角色的范围、责任、义务等各有不同  。部门经理一般是公司的一个专业部门  ,其管理限于对某一方面的专业技术或职能进行管理 。因而项目经理在工作中其项目团队的人员的确定  ,往往要通过人员所在部门的部门经理及人力资源部经理 ,费用的确定可能要通过财务部门经理  。

  项目经理在项目确定后对经费的具体使用、工作安排及项目计划控制等方面有一定的决定权 ,但在项目技术的选择、及专业人员的安排使用上部门经理有一定的影响力  。

  项目经理在项目工作结束后  ,其工作职责也就基本完成  ,而部门经理的职责往往不是与项目结束与否相衔接的  。

  项目经理的权力只局限于对项目的工作及项目团队  ,而部门经理负责本部门的业务与人员  。

  2.项目经理与公司总经理

  项目经理必须取得公司总经理的支持与信任  ,否则在资源获得等方面容易出现困难;项目经理一般由公司高层领导任命  ,工作绩效也由高层考核  ,因此其培养与发展也往往是由高层决定;项目经理的权限也往往由公司高层决定  。

  项目经理与以公司总经理为代表的高层领导的上述关系对于项目经理有效开展工作有着积极的作用  。

  例题1.关于项目经理的表述中错误的是()  。

  A.工程项目的项目经理是工程项目承担单位的法定代表在该工程项目上的全权委托代理人

  B.项目经理是负责项目组织、计划及实施过程处理有关内外关系、保证项目目标实现的项目负责人

  C.项目经理是项目的直接领导与组织者

  D.负责沟通、传递指令的项目负责人即为项目经理

  答案:D.

  (三)项目经理的作用

  1.保证项目目标的实现

  2.对项目进行有效的日常管理

  3.进行项目具体事务决策

  需项目经理决策的问题一般有:计划进度的调整  ,项目工作方案的变更  ,项目团队人员分工的改变  ,项目技术方案的修改等 。

  例题2.有关项目经理的作用的表述中 ,错误的是()  。

  A.保证项目目标的实现

  B.对项目进行有效的日常管理

  C.进行项目具体事务决策

  D.工程人员的确定和认命(权力)

  答案:D.

  (四)项目经理的培养

  1.注重在实践中培养

  2.放手与帮带结合

  3.知识更新

  项目经理的成长不是一朝一夕的事  ,也不是一劳永逸的 。项目经理要随着经济发展与科技进步  ,及项目的具体情况不断进行知识更新  。

  二、项目经理的选择

  (一)项目经理的能力与素质

  1.项目经理的能力

  选择项目经理注重的首先是其能力方面的表现:

  (1)决策能力 。

  (2)领导能力 。

  (3)社交与谈判能力 。

  (4)应变能力  。

  (5)业务技术能力  。

  (6)较宽的知识面  。

  (7)相应的综合分析能力与写作能力  。

  (8)其他能力  。

  例题3.选择项目经理注重的首先是其能力方面的表现  ,对其表述正确的有()  。

  A.决策能力

  B.领导能力

  C.社交与谈判能力

  D.良好的社会道德(素质)

  E.业务技术能力

  答案:A、B、C、E.

  2.项目经理的素质

  项目经理的素质主要表现在品格与知识二个方面  ,具体有:

  (1)良好的社会道德 。

  (2)高尚的职业道德  。

  (3)性格素质  。

  (4)学习与思维的素质  。

  例题4.项目经理的素质主要表现在品格与知识二个方面  ,其中包括() 。

  A.良好的社会道德

  B.高尚的职业道德

  C.性格素质

  D.社交与谈判能力

  E.学习与思维的素质

  答案:A、B、C、E.

  (二)项目经理的选择途径

  1.项目经理的选择原则

  除上述关于项目经理的能力与素质的要求之外 ,在选择项目经理时  ,还要注意以下3点:

  (1)要有一定类似项目的经验 。

  (2)有较扎实的基础知识  。

  (3)要把握重点  ,不可求全责备  。

  例题5.有关项目经理选择的原则的表述中  ,错误的是()  。

  A.要有一定类的项目的经验

  B.有较扎实的基础知识

  C.要把握重点  ,不可求全责备

  D.只要能带来更高的效益

  答案:D.

  2.项目经理的选择方法

  目前项目经理的产生主要来自公司内部  ,也可以从外部专家中选聘 。

  (1)公司或部门内部产生  。项目经理在公司内部产生一般首先要通过公司内部的标准性考试 。目前国家正在组织行业相关资质考试 。正常的产生程序是:公司内部自己定一个项目经理的候选人标准  。这个标准包括实际工作年限、学历、参加项目的数量等  ,还要参加相关的考试  ,并达到合格标准  。在达到上述标准后 ,所在单位则认为项目经理候选人具备了项目经理资格  。具体聘用时则根据具体项目的情况 ,采取组织选定、自荐、内部招聘或几种方式结合进行选定项目经理  。

  (2)外部聘用 。大部分工程咨询机构都有自己的专家库 ,这些专家不但要包括技术专家、经济方面的专家 ,还要包括项目管理专家 。从目前国内情况看  ,有项目管理专家库的咨询机构还不多 。当需要从外部选定项目经理时  ,项目单位则在其项目管理专家库中直接进行挑选  ,也有的采取公开招聘的方式  。项目经理选定后  ,要办理相关手续  ,如签订委托合同等  。

  三、项目经理的主要工作

  项目经理的工作程序从开始接受委托或任命起正式起动  ,在项目经理接受委托或任命时要注意在委托合同或任命文件中要明确项目经理的工作职责、权限、工作任务及目标、报酬及奖罚等  。项目经理正式开始工作后要经过建立工作基础(了解项目情况及工作任务、了解项目相关人员)、组建项目团队、指导团队工作和结束项目等步骤  。主要内容如下:

  (一)建立工作基础

  1.了解项目情况及工作任务

  项目经理着手进行工作  ,首先要了解项目情况及工作任务  ,将问题研究透彻 ,拟定初步的工作思路  。

  2.分析项目相关人员

  项目相关人员分析的目的一是为了使项目经理对项目所涉及的各方面的关系做到心中有数  ,以利于今后的协调工作;另一方面是有利于确定项目团队成员 ,项目经理可以从其中选定合适的项目团队成员  。

  从广义上说与项目相关的群体与个体很多 ,其中包括项目的投资方、项目的运作者、项目产品的客户及项目可能影响的群体等 。在项目团队组建时对这些群体要进行识别与分析  ,以确定项目团队的成员及相关关键人员 。

  (1)对相关人员进行分析  。

  与项目相关人员可以按以下分类进行分析:

  ①公司内部:

  负责监督管理项目所在组织经营运作执行层经理;

  为项目出主意的人  ,和为项目所有传递要求的人;

  对项目负有全责的上层领导;

  参加项目工作  ,受项目经理指导和管理的团队成员;

  参与和组织项目相关工作的其他部门群体  ,如人力资源部门、财务部门、合同管理、行政部门、法律顾问部门等;

  拥有与该项目相关专业知识的群体或个人 。

  ②公司外部:

  客户或顾客:项目的委托方或项目产品的购买、使用者;

  合作者:可能与项目合作的团体、个人或组织;

  卖主、供应商、立约者:为项目提供各种资源  ,帮助项目工作的团体、个人或组织;

  规定者:制定用于项目管理规定、法规、方针等的管理机构;

  专业团体:可能对项目产生影响 ,或对项目有兴趣的专业人群;

  公众:可能受项目影响或对项目感兴趣的本地、本国或国际群体  。

  ③其他相关群体:

  其他相关群体是指:

  为项目提供服务的其他人群  ,如将来为项目产品提供维护的人群、为项目提供社会保障的团体等;

  项目的最终使用者:项目产品的顾客可能并不是最终使用者 ,产品的最终使用可能是另外的人群;

  所有支持群体:由于项目的出现与建成  ,可能使一批人在就业、生活、教育等不同方面受益 ,成为项目的支持者;

  抵制项目的群体:由于项目产品的出现或完成 ,对一部分人可能在就业  。居住、生活等方面产生不利的影响  。

  通过对项目相关人群的分析 ,就是要在上述人群中识别哪些是驱动者、支持者和观察者  ,并确定项目中的者  。在此基础上更好确定项目的方向  ,确定项目团队成员  ,识别项目团队及团队内每个成员的工作任务  。

  (2)分析方法:

  ①将相关人员按上述分类逐一列在项目相关成员表上

  ②对完成的表要进行完整性核对  ,使每一部分的人员都能进行职位描述  ,落实到职位和姓名  。

  ③在范围交流 ,保证项目人员相关表格的完整性  。

  ④对上述表格中的人员进行分析、识别  ,确定其中的项目驱动者  ,项目的支持者、项目的观察者  。

  ⑤决定让不同项目相关人参与项目的阶段时间  。

  ⑥决定不同人群的参与方式  。

  3.编制项目工作大纲

  项目工作大纲是指导项目工作的纲领性文件  ,是项目经理工作的重要内容之一  。在实际工作中项目工作大纲的有关内容往往是在项目正式确定之前就明确下来了  ,项目经理往往是项目工作大纲准备者之一  。在项目正式确定后  ,项目经理应尽快组织完成工作大纲的正式文件  ,并与项目委托方取得一致意见  。项目工作大纲主要包括以下几方面的内容:

  (1)项目的名称  。

  (2)项目基本情况 。

  项目的基本情况中应对项目的主要背景 。

  (3)项目团队工作目标与任务  。

  (4)项目工作进度计划  。

  (5)项目团队组成与分工 。

  为完成项目工作任务  ,项目经理应拟定项目团队的名单、确定团队成员  ,并根据任务和团队成员各自特点进行分工  。

  (6)项目费用预算计划 。

  费用主要包括:旅费、人工费(含内部人员与外部人员)、办公费用等各项杂费  ,以及备用金等等  。

  (7)咨询成果的形式、成果交付数量及交付方式  。

  (8)项目费用的来源 。

  (二)正式启动项目

  1.组建项目团队

  根据完成项目的任务的需要 ,经过多方面的商讨等工作  ,项目经理确定了团队成员后  ,项目团队将正式成立  。为此项目经理要完成以下工作:根据项目团队的工作目标与任务和人员的分析情况  ,进行权职划分  ,确定团队中每人的工作职责;建立职责关系图  ,并进行工作流程设计  。

  在组建过程中项目经理要向人选的团队说明项目目标、项目的工作范围 ,还要说明项目的意义  ,选择团队成员的标准等  。

  2.召开项目启动会议

  这些工作在项目启动会议上仍需进行正式的明确  ,项目启动会议主要内容有:

  (1)宣布项目正式开始工作;

  (2)介绍项目团队成员;

  (3)介绍项目基本情况;

  (4)宣布工作计划;

  (5)宣布并落实人员分工;

  (8)公布工作程序与工作规则;

  (9)明确内部沟通方式等  。

  3.组织制订项目团队各项具体工作计划

  项目具体工作计划有很多种  ,从不同的角度分类有不同的结果  。从管理内容角度看有:费用计划、进度计划、质量计划、人力资源计划、信息管理计划、沟通计划等;从项目要素构成方面看有:项目技术计划、资金计划、原材料计划等  。另外还可以根据项目进展阶段、时间等进行划分确定  。

  (三)管理团队工作

  团队组建后 ,项目工作正式开始  ,这时管理的计划、执行、检查、调整与处理的过程将贯穿在每一项目工作中 。

  1.开展项目实施中的指导

  (1)对项目团队中每个成员的工作提出具体要求 。根据项目工作结构分解确定的各项工作任务 ,项目经理对项目团队中各成员进行工作任务分工 ,进而提出具体的工作要求  ,包括工作任务、工作进度、工作质量  ,以及与其他成员的相互承接关系等 ,特别是要清晰地提出其工作成果在时间、费用和质量的标准  。

  (2)对团队成员工作的方法进行指导  。

  (3)解决团队工作中的困难与问题 。

  (4)培养团队精神  。

  2.对项目全过程进行全面控制

  项目经理进行全过程控制的关键是对团队成员进行有效的控制  ,重点需把握以下方面:

  (1)进行合理的分工与适度的授权  ,这是实现有效控制的前提  。

  (2)建立和保持有效、畅通的信息通道  ,这是实现有效控制的基础  。

  (3)经常性的检查 ,是对固定信息渠道的重要补充  。

  (4)及时进行必要的调整是实现全过程有效控制的重要手段  。

  3.做好内外关系的协调

  项目经理协调内外关系的主要工作包括:与委托方或顾客及时有效的沟通;与项目所在单位的有关领导保持信息的畅通;与项目所在单位的职能部门保持适当的互动关系;在团队内部形成统一、有序、高效的工作氛围 。

  (四)项目结束

  项目结束阶段对于团队来说则是休整阶段 。这一阶段的主要工作有:

  (1)项目成果总结与报送;

  (2)项目资料整理;

  (3)项目后续工作安排;

  (4)宣布项目团队工作结束 。

  例题6.有关项目经理的主要工作的表述中错误的是()  。

  A.建立工作基础包括了解项目情况及工作任务、分析项目相关人员、领取项目的工作大纲

  B.正式启动项目  。包括组建项目团队、召开项目启动会议、组织制定项目团队各项具体工作计划

  C.管理团队的工作  。包括:开展项目实施中的指导、对项目全过程进行全面控制  ,做好内外关系的协调

  D.项目结束 。主要工作有:项目成果总结与报送、项目资料整理;项目后续工作安排  ,宣布项目团队工作结束

  答案:A.

  第四节项目团队建设

  一、团队与团队精神

  (一)团队

  所谓的团队就是指一组项目个体成员为了实现一个共同的目标  ,按照一定的分工和工作程序协同工作而组成的有机整体  。构成团队的基本条件是:成员之间必须有一个共同的目标  ,而不是各有各自的目标;团队内有一定的分工和工作程序 。

  (二)团队精神

  团队精神主要是指团队成员为了实现团队的利益与目标 ,工作中相互协作、相互信任、相互支持、尽心尽力的意愿与作风 。

  培养团队精神  ,关键是项目经理要率先垂范 ,倡导和推动团队精神的形成  。也可以是通过少数核心人员的行动来带动团队精神的形成  ,并使之影响和扩展到整个团队  。

  二、项目团队的发展过程

  项目团队从组建到发展起来主要经历形成、磨合、规范、表现与休整几个阶段 。

  (一)形成阶段

  团队形成的基础有二种:一是以整个运行的组织为基础 ,即一个组织构成一个团队的基础框架  ,团队的目标为组织的目标  ,团队的成员为组织的全体成员;二是在组织内的一个有限范围内为完成某一特定任务或为一共同目标等形成的团队  。

  (二)磨合阶段

  磨合包括以下3种:

  (1)成员与成员之间的磨合  。

  (2)成员与内外环境之间的磨合  。

  (3)团队与其所在组织、与其上级和与客户之间的磨合  。

  (三)规范阶段

  这一阶段的团队建设要注意以下几点:

  (1)团队工作规则的调整与完善 。工作规则要在使工作高效率完成  ,工作规范合情合理 ,成员乐于接受之间寻找的平衡点 。

  (2)团队价值取向的倡导  。创建共同的价值观  。

  (3)团队文化的培养 。注意鼓励团队成员个性的发挥 ,为个人成长创造条件  。

  (4)团队精神的奠定 。团队成员相互信任、互相帮助  ,尽职尽责  。

  (四)表现阶段

  经过上述三个阶段 ,团队进入了表现阶段  ,这是团队的状态的时期  。

  需要注意问题有二:

  (1)牢记团队的目标与工作任务  。

  (2)警惕一种情况  ,即有的团队在经过前三个阶段后  ,在第四阶段很可能并没有形成高效的团队状态  ,团队成员之间迫于工作规范的要求与管理者而出现一些成熟的假象  ,使团队没有达到状态  ,无法完成预期的目标  。

  (五)休整阶段

  休整阶段包括休止与整顿二个方面的内容  。

  团队休止是指团队经过一段时期的工作  ,工作任务即将结束  ,这时团队将面临着总结、表彰等工作  ,所有这些暗示着团队前一时期的工作已经基本结束 。团队可能面临马上解散的状况 ,团队成员要为自己的下一步工作进行考虑  。

  团队整顿是指在团队的原工作任务结束后  ,团队也可能准备接受新的任务  。为此团队要进行调整和整顿  ,包括工作作风、工作规范  ,人员结构等各方面  。

  三、项目团队能力的开发

  (一)项目团队能力开发的含义和目的

  项目团队能力的开发包括二个方面:一是提高参与项目个人的贡献力;二是提高项目团队整体能力  。

  (二)项目团队能力开发的途径与手段

  1.改善环境

  2.培训

  主要分为工作初期培训与工作中培训  。

  (1)项目开展初期的培训  。

  (2)项目工作中的培训  。

  (3)人员配合训练  。

  3.开展团队建设性活动

  开展项目团队建设性活动是指以提高项目团队的能力而设计和组织的  ,让团队成员通过活动的参与使能力得以提高 。

  4.评价

  评价是指对员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面进行调查与评定 。评价是激励的方式之一 。

  5.表彰与奖励体系

  表彰与奖励体系是正式管理活动的重要组成部分之一 ,它可以提高或强化管理者所希望的行为 。

  除表彰体系外  ,增加职工福利等方式也可使项目团队成员保持较高的工作积极性和工作热情  。

  6.外部反馈

  在外部反馈的信息中主要包括委托方的要求  ,项目团队领导层的意见  ,以及其他相关客户的评价与建议等 。

  7.调整

  项目团队成员不是不可改变的 ,由于各种原因  ,使项目团队成员的表现不能满足项目的要求或不适应团队的环境  ,使项目经理不得不对项目团队成员进行调整  。

  除上面的内容外  ,项目团队调整的另一项内容是对团队内的分工进行调整 ,这种调整有时是为了更好地发挥团队成员的专长  ,或为了解决项目中的某一问题  ,也可能是为了化解团队成员之间出现的矛盾 。

  例题7.关于团队的表述正确的有() 。

  A.所谓的团队就是指一组项目个体成员为了实现一个共同的目标  ,按照一定的分工和工作程序协同工作而组成的有机整体

  B.构成团队的基本条件是:各个成员允许有各自的不同理想、目标

  C.团队精神主要是指团队成员为了实现团队的利益与目标、工作中相互协作、相互信任 ,相互支持、尽心尽力的意愿与作风

  D.团队精神的形成是逐渐的  ,是通过少数人的带动与悉心培养而逐步形成的  ,团队内成员之间的团队精神的程度也是有差别的

  E.培养团队精神  ,关键是项目经理要率先垂范 ,倡导和推动团队精神的形成  ,也可以是通过少数核心人员的行动来带动团队精神的形成  ,并影响和扩展到整个团队

  答案:A、C、D、E.