工程项目组织与管理讲义(四)

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第四讲

  一、内容提要

  1、概述;2、工程项目的绩效评价;3、工程项目的沟通与协调  。

  二、重点、难点

  (一)熟悉工程项目综合管理的目的、基本原则  ,工程项目的绩效评价 ,工程项目的沟通和协调  。

  (二)掌握工程项目综合管理的过程、项目计划的制定、实施和控制  。

  三、内容讲解

  第三章

  第一节概述

  一、工程项目综合管理的目的

  工程项目是多个群体参与、开展多项工作 ,需要多种资源、实现多种具体目标的集合体 ,它有一个整体的要求和目标 。对工程项目进行综合管理的目的是为了保证项目的整体性  ,统筹、沟通、协调各方的要求  ,解决项目实施过程中的各种矛盾冲突  ,并通过实施对工程项目的质量、进度、费用、安全等目标进行综合管理  ,确保工程项目总体目标的顺利实现  。

  例题1.对工程项目及其管理的表述不正确的是()  。

  A.工程项目是多个群体参与、开展多项工作、需要多种资源、实现最终惟一确定目标的集合体

  B.工程项目有一个整体的目标和要求

  C.对工程项目进行综合管理的目的是为了保证项目的整体性 ,统筹、沟通、协调各方的要求  ,解决项目实施过程中的各种矛盾冲突

  D.对工程项目进行综合的管理的目的是通过实施对工程项目的质量、进度、费用、安全等目标进行综合管理  ,确保工程项目总体目标的顺利实现

  答案:A.

  二、工程项目综合管理的基本原则

  (一)实现项目总体目标是综合管理工作的准绳

  (二)沟通是工程项目综合管理的基本理念

  (1)通过沟通协调  ,统一参与各方的认识和要求  ,从而统一行动纲领  。

  (2)通过沟通、协调  ,明确各项工作的顺序和衔接 ,加强协作和配合  。

  (3)通过沟通、协调 ,顺利的解决执行中出现的新情况、新问题、新矛盾  。

  (三)保持工程项目各项工作的整体协调、有序运行

  (1)各项工作分工明确、界面清晰、层次分明、责任到人便于管理  。

  (2)一切工作纳入计划  ,尽可能把矛盾和冲突消灭在行动之前  。

  (3)各项工作都要按计划运行  ,按计划完成 。不盲目赶工、盲目超前  。

  例题2:工程项目综合管理的基本原则包括()

  A.实现项目总体目标是综合管理工作的准绳

  B.沟通是工程项目综合管理的基本理念

  C.通过沟通协调  ,统一参与各方的认识和要求 ,从而统一行动纲领  。(属于说明)

  D.保持工程项目各项工作的整体协调、有序运行

  E.各项工作都要按计划运行  ,按计划完成  。不盲目赶工、盲目超前  。(属于说明)

  答案:A、B、D

  三、建立完善的项目管理制度

  工程项目管理制度  ,要在项目经理的领导下发动项目管理全体人员共同参与制定  。全员参与有利于管理制度的完善和管理制度的贯彻实施  。

  四、工程项目综合管理的过程

  (一)工程项目综合管理的框架

  工程项目综合管理是把工程项目各阶段工作的具体目标和任务同管理目标结合在一起进行的综合管理  。

  图3—1说明了工程项目综合管理的框架  。图中横轴表示工程项目建设周期的各阶段工作任务  ,纵轴表示各种项目管理目标  ,工程项目综合管理用图中箭头表示  ,箭头随着工程项目建设周期演化而更加集中  。工程项目综合管理将所有这些要素结合在一起  ,直到成功地完成工程项目 。

  例题3.关于工程项目综合管理的框架图的表述正确的有()  。

  A.横轴表示各种项目管理目标

  B.纵轴表示工程项目建设周期的各阶段工作任务

  C.箭头表示工程项目综合管理

  D.箭头随着工程项目建设周期演化而更加集中

  E.工程项目综合管理将所有这些要素结合在一起  ,直到成功地完成工程项目

  答案:C、D、E.

  工程项目综合管理的过程是一种有计划有秩序和动态管理过程 ,包括项目计划的制定、项目计划的实施和项目计划的变更控制 。

  (二)工程项目计划

  1.工程项目计划的含义

  工程项目计划是工程项目组织根据所确定的项目目标 ,对项目实施过程中的各项工作所做的计划安排  。工程项目计划可以分为项目工作计划、费用计划、进度计划、变更控制计划、项目采购计划、资源需求与供应计划、人员组织计划、文件控制计划、应急计划和项目支持计划等内容  。

  2.工程项目计划的作用

  工程项目计划的作用是:

  (1)作为工程项目实施的控制依据  ,是实施工程项目管理的基础性工作  。

  (2)通过制定工程项目计划 ,预测所确定的工程项目管理目标的实现的可能性 。

  (3)促进工程项目相关各方之间的协调和沟通 。

  (4)确定关键控制点的检查内容、范围和时间等  。

  (5)确定进度度量和工程项目控制的时间基准线  。

  3.工程项目计划的制定

  (1)工程项目计划应由项目经理会同有关项目管理组织自上而下  ,自下而上共同制定完成 ,这样才能构建出一个好的工程项目计划 ,也有利于工程项目管理班子对工程项目的整体理解及指导计划的实施  。

  (2)工程项目计划的制定应通过分析和评价有关内部和外部、历史和现今的信息  ,汇总并协调各种计划  ,评估和预测未来可能的发展情况 ,从而建立一个连贯的、协调一致的有关完成工程项目任务方案的综合性工程项目计划  ,并以此来指导工程项目的实施和控制 。

  (3)工程项目计划通常要在多个方案中进行分析、评价和筛选  ,最终形成一个可行的——能够实施并达到预期目标、的——实现资源配置的方案  。

  (4)制定工程项目计划的主要步骤包括:

  ①清晰的定义工程项目目标;

  ②把工程项目范围详细划分为各个工作包;

  ③为了实现工程项目目标 ,需要明确每一个工作包所必须完成的具体任务  ,并由承担该工作包任务的管理者提出详细的工作计划;

  ④汇总各工作包的计划并以网络图或横道图等表现形式表示各项任务和工作  ,表明各项任务之间逻辑关系 ,安排协调一致的进度计划;

  ⑤确定质量检查和评审的关键节点和质量检查、评审安排;

  ⑥进行资源消耗和评审  ,安排资源供给计划和费用控制计划;

  ⑦对计划执行风险进行分析  ,提出对策  ,在计划安排上留有余地 ,特别是对那些影响全局的控制性工程  ,更应留余地;

  ⑧对计划进行评审  ,确定后下达基层执行  。

  例题4.下列关于工程项目计划制定错误的为()  。

  A.工程项目计划应由项目经理制定完成

  B.工程项目计划的制定应通过分析和评价有关内部和外部、历史和现今的信息 ,汇总并协调各种计划  ,评估和预测未来可能的发展情况  ,从而建立一个连贯的、协调一致的有关完成工程项目任务方案的综合性工程项目计划  ,并以此来指导工程项目的实施和控制

  C.工程项目计划通常要在多个方案中进行分析、评价和筛选  ,最终形成一个可行的——能够实施并达到预期目标  ,的——实现资源配置的方案

  D.制定工程项目计划要有一定的步骤

  答案:A.

  例题5.关于制定工程项目计划的主要步骤的说法正确的有() 。

  A.为了实现工程项目目标 ,需要明确每一个工作包所必须完成的具体任务  ,并由承担该工作包任务的管理者提出详细的工作计划

  B.汇总各工作包的计划并以网络图或横道图等表现形式表示各项任务和工作 ,表明各项任务之间逻辑关系  ,安排协调一致的进度计划巳确定质量检查和评审的关键点和质量检查、评审安排

  D.进行资源消耗和评审  ,安排资源供给计划和费用控制计划

  E.对计划执行风险进行分析  ,提出对策  ,在计划安排上应力求紧凑  ,但是对那些影响全局的控制性工程 ,应该留余地

  答案:A、B、C、D.

  (三)项目计划的实施控制

  1.项目计划实施与控制的目的

  工程项目计划的实施是实现工程项目目标的重要阶段  ,通过项目工作计划的实施将所确定的项目目标变为具有一定功能和特性的具有实用价值的工程实体  。但是在项目计划的执行过程中  ,由于客观情况的变化或者主观努力因素的影响 ,必然出现许多偏离计划的地方  。计划实施控制的目的就是要不断地监视计划实施的过程 ,当出现偏离计划时 ,立即采取措施纠正偏离  ,以总体上保证进度、质量、费用等计划目标的实现  。

  例题6.关于项目计划实施与控制的目的的表述正确的有()  。

  A.工程项目计划的实施是实现工程项目目标的重要阶段

  B.通过项目工作计划的实施将所确定的项目目标变为具有一定功能和特性的具有实用价值的工程实体

  C.将纸上的“蓝图”变为现实

  D.但是在项目计划的执行过程中  ,由于客观情况的变化或者主观努力的影响  ,常常出现偏离计划的地方

  E.计划实施的目的就是要不断地监视计划实施的过程 ,使执行过程不出现偏离

  答案:A、B、C、D.

  2.计划实施控制的基本方法

  (1)建立计划实施的监测记录体系和统计报告制度  。

  (2)对偏差进行分析  。

  (3)采取措施纠正偏差  。

  例题7.关于计划实施控制的基本方法表述错误的是()  。

  A.建立计划实施的监测记录体系和统计报告制度

  B.对偏差进行分析

  C.控制偏差 ,使之尽量少的出现

  D.采取措施对危害项目目标实现的偏差加以纠正

  答案:C.

  (四)工程项目计划的变更控制

  1.工程项目计划变更的含义

  工程项目计划变更控制就是指建立一套适当的程序对处于动态环境的工程项目计划变更进行有序的控制 。

  2.变更控制的原则

  (1)原先定义好的项目范围和整体目标要求必须不断的保持 。如果客观情况变化确实不能保持原定整体目标  ,影响业主预期基本要求时  ,应向业主报告 ,考虑项目建设是否需要继续进行下去  ,或者认同这些变化  ,并且变更项目整体目标  。

  (2)在制定项目计划时 ,加强风险分析 ,在进度安排上留有适当余地 ,在费用安排上考虑一定的不可预见费 。

  (3)尽量减少变更带来的影响 。能微调就微调 ,能局部调整就局部调整 。尽量通过及时微调纠正偏差  ,避免小矛盾转变成为大矛盾  。

  (4)建立严格的变更评审和批准程序 。重大变更必须取得业主同意  。

  (5)变更评审前要与有关部门进行反复协商沟通  。

  例题8.关于变更控制的原则的表述正确的是()  。

  A.原先定义好的项目范围和整体目标要求必须不断的保持 。如果客观情况变化确实不能保持原定整体目标  ,影响业主预期基本要求时  ,应向业主报告  ,考虑项目建设是否需要继续进行下去 ,或者认同这种变化  ,并且变更项目整体目标

  B.在制定项目计划时 ,加强风险分析  ,在进度安排上留有适当余地 ,在费用安排上考虑一定的不可预见费  ,这样就可以减少计划变更的机率

  C.尽量减少变更带来的影响  ,能微调就微调 ,能局部调整就局部调整 ,尽量通过及时微调纠正偏差 ,避免小矛盾转变成大矛盾

  D.建立严格的变更评审和批准程序  ,重大变更必须由项目经理签字同意(业主)

  E.变更评审前要与有关部门进行反复协商沟通  。工程项目进度控制、质量控制与费用控制等内容相互作用相互影响  ,在实施工程项目控制过程中应努力做到进度控制、质量控制与费用控制等控制内容的综合协调

  答案:A、B、C、E.

  第二节工程项目的绩效评价

  一、工程项目绩效与绩效评价的概念

  工程项目绩效是指工程项目实施活动和过程的结果 。绩效评价则是在考核实施活动过程的结果的基础上应用考核结果的描述来确定绩效的高低  ,做出评价  。工程项目绩效具有多因性、多维性、动态性等特征 ,因此  ,项目绩效评价是一种综合性的评价  。

  项目绩效评价  ,广义来讲包括建设过程中的评价和建设完成后的后评价  。由于后评价是在项目管理结束后的评价 ,习惯作为独立的范畴来加以阐述 。因此  ,绩效评价一般是指建设过程中绩效评价  ,有的称为项目跟踪评价或中间评价 。

  二、绩效评价的作用

  (1)确保业主获知工程项目进展状况 ,满足业主检查工程项目进展情况的需求  。

  (2)进一步确认项目组织对工程项目承诺的实现程度 。

  (3)作为预测项目建设终结绩效的依据 。

  (4)尽早发现项目实施的问题 ,以便提前采取措施  。

  (5)作为考核工作成果 ,实行奖惩的依据  。

  三、绩效目标指标和评价时间的设定

  (一)绩效目标指标的设定

  绩效目标是在特定时间用特定指标表示期望结果的一种明确状态  ,其结果是进行项目绩效评价的标准  。设定绩效目标指标的要求是:

  1.项目绩效目标必需准确化、具体化、定量化

  2.绩效目标的设定应当是合理的和可达到的

  (二)评价时间的设定

  评价时间可按两类设定  。

  1.阶段性评价

  2.定期评价

  例题9.评价时间的说法中 ,错误的是() 。

  A.评价时间可分为阶段性评价、中间过渡时间评价和定期评价处

  B.阶段性评价是指一个子项目或较大的单项工程完工后的阶段性的工作评价

  C.阶段性评价的内容比较广泛 ,包括对项目的功能特性、质量、进度、费用等进行综合评价

  D.指建设过程中的月度、季度、年度评价  。这时  ,子项目尚在建设过程中  ,很难对项目功能特性作出评价  ,只能对已完成部分工程的质量、进度、费用进行综合评价

  答案:A.

  四、项目绩效评价的基本作法

  1.对工程项目实施效果进行检查 ,收集测量数据

  2.对检查结果和测量数据进行综合分析和预测  ,制定必要的措施

  3.编写工程项目缋效报告

  工程项目计划和工作成果是绩效报告输人的重要内容  ,绩效报告的主要输出包括状态报告、进度报告、预测和变更申请  。

  状态报告介绍工程项目在某一特定时间点上所处的位置  。

  进展报告介绍工程项目组织在某一特定期间内所完成的工作  。

  工程项目预测是在过去资料和发展趋势的基础上  ,预测工程项目未来的状态和进度  。

  绩效报告另一种常用的方法是召开状态评审会议  ,这是一种很好的办法 ,它能更广泛地集中信息  ,集思广益对重要的工程项目问题进行面对面的讨论  。

  例题10.工程项目计划和工作成果是绩效报告输人的重要内容 ,绩效报告的主要输出包括() 。

  A.状态报告

  D.质量报告

  C.进度报告

  D.预测

  E.变更申请

  答案:A、C、D、E.

  第三节工程项目的沟通和协调

  一、概述

  沟通就是信息的交流 ,是人际(或组织)之间传递和交流信息的过程 。

  项目所有各方的沟通可概括为两大类:项目团队内部的沟通和向团队外部管理层和顾客进行的沟通  。

  (一)项目团队内部的沟通

  项目团队成员有四种主要的沟通要求:

  (1)责任  。每一个项目成员都需要非常确切地知道他负责的是项目的那一部分  ,与其他部分有哪些关联  。在明确任务分配时 ,要进行以下沟通:①解释工作成果要求 。一定要确保人们明确地知道他们应达成的工作成果 ,包括所有评判的标准  。②明确所期望付出的努力以及工作期限  。可以运用网络图来很好地解释个人的工作怎样配合整个项目 。③尽可能告知他们可能遇到的困难以及所需要的特别信息  ,为他们走向成功做好准备  。④当面进行工作任务的分配交接  ,留出充足的时间进行答疑和讨论  。

  (2)协作 。在项目实施过程中  ,参与项目建设的各方相互依赖  ,相互协作、相互影响  ,通过实施过程的沟通使相关各方有效地协调工作  ,确保项目目标的顺利实现  。

  (3)决策要求 。要通过沟通使项目成员知道由顾客、项目主办者和管理者所做出的与项目实施及其业务环境相关的所有决策  ,从而与相关决策保持高度的一致性 。

  (4)项目进展情况  。要通过沟通使项目成员了解项目进展情况并跟上项目的进展  。同时 ,如果项目经理能安排时间会见团队中的每一位成员 ,了解他们的个人工作进展情况  ,以及它们所面临的问题  ,那么就能促使他们更有成效的工作 。

  为了使项目按既定的轨道运作  ,需要定期召开会议以共享信息并做出相应决策 。项目情况会议依赖于一种共同参与的管理风格  ,它建立在团队成员对项目计划的共同参与的基础上  。一次富有成效的项目情况会议可以满足项目团队内的多种沟通需求 ,为项目管理人员提供如下机会:

  ①提升团队凝聚力;

  ②将来自团队外部的有关项目进展的信息通报给大家;

  ③发现潜在问题或就共同问题的解决方法进行沟通;

  ④确保整个团队共同分担责任以达成所有的项目目标  。

  (二)与管理层和顾客进行沟通

  成功的项目管理人员可以满足利害相关者的期望  ,在所有应得到满足的利害相关者中 ,顾客和管理层应排在名单的最前面  。项目管理人员应该考虑如何将信息传递给管理层和顾客  。

  (1)谁需要哪些信息  ,原因是什么;

  (2)他们需要信息的详细程度如何 ,需要的频率是多少;

  (3)当与管理层和顾客沟通时  ,你的目标是什么 ,达成目标的媒介是什么 。

  对上述问题做出回答将有助于你和这些重要利害相关者的沟通 ,从他们那里获得及时的决策和支持  。与顾客和管理层就困难进行沟通的方式就是  ,把事实呈现给他们  。当项目延期或超出预算时  ,问题发现的越早就越容易解决  。

  二、工程项目沟通管理的特征

  1.复杂性2.系统性

  三、工程项目沟通的重要性

  沟通的重要性主要体现在以下几个方面 。

  (1)为项目的决策和计划提供信息  。(2)作为组织和控制管理过程的依据和手段 。(3)是改善人际关系构建项目管理团队必不可少的条件 。(4)是项目管理人员成功进行项目管理的重要手段  。

  例题11.有效的沟通对工程项目的成功来说极为重要 。要科学地实施对工程项目的组织、计划、控制和协调  ,就需要有效的沟通  。下列关于沟通的重要性 ,表述正确的有()  。

  A.为项目的决策和计划提供信息

  B.作为组织和控制管理过程的依据和手段

  C.是改善人际关系构建项目管理团队必不可少的条件

  D.是项目管理人员成功进行项目管理的重要手段

  E.是提高团队声誉的主要方式

  答案:A、B、C、D.

  四、沟通方式

  沟通方式包括:书面正式的、书面非正式的、口头正式的和口头非正式的沟通 。

  口头沟通的方式有私下联系、团队会议或者打电话 ,这种沟通方式的优点是沟通方便  ,具有很大程度的灵活性且沟通速度快  ,能提供一些正式沟通中难以获得的信息  ,缺点是容易失真  ,约束力不强  。而书面沟通则要求精确  ,它通过文件的发放、会议记录、往来信函、报告及备忘录以及电子邮件和工程项目管理信息系统等作为其传输载体  ,其优点是沟通效果好  ,有较强的约束力  ,缺点是沟通速度慢  。

  同时有些场合有些人也愿意采用非语言、可视化的沟通方式如手势和身体语言  。身体语言和语调变化是丰富口头沟通的重要因素 。身体语言不仅被讲话人使用 ,同时也被听者作为向讲话人提供反馈的一种方式而应用  。口头沟通应注意的问题是:

  (1)应对反映参与者文化差异的身体语言保持敏感;

  (2)不要使用可能被误解成歧视、偏见或攻击性的言词;

  (3)在项目初期 ,高度的面对面沟通对促进团队建设、发展良好的工作关系和建立共同期望是特别重要的;

  (4)要注意沟通的主动性;

  (5)口头沟通应该坦白、明确;

  (6)口头沟通的时间选择是很重要的;

  (7)要注意有效的聆听  。

  五、消除障碍  ,提高沟通的有效性

  (一)有效信息沟通的障碍

  1.认知障碍2.语义障碍3.个性和兴趣障碍4.态度、情感和偏见造成的障碍5.组织结构的影响6.信息量过大造成的障碍

  (二)有效沟通需要的条件

  有效沟通需要下列条件:

  1.相互之间的文化背景的了解2.具有明确的沟通动机和期望

  (三)有效沟通的途径

  沟通的有效性  ,主要取决于发送者和接收者对沟通的态度和环境  。

  为了实现有效的沟通  ,项目管理相关各方应该:

  (1)明确希望通过沟通所达到的目标  ,并做好工程项目的沟通计划安排 。

  (2)考虑沟通时的一切环境情况 。

  (3)确定进行沟通的方式  ,并注意使用和改进沟通的技巧  。

  (4)引起相关人员的兴趣  ,应尽可能取得他人的意见 。

  (5)要使用简单、明确的表达  ,做好工程项目信息传播管理  。

  (6)要进行信息的追踪与反馈 ,充分发挥工程项目的绩效报告的作用  。

  (7)做好工作终结的信息处理  。

  例题12.沟通的有效性  ,主要取决于发送者和接收者对沟通的态度和环境  ,为了实现有效的沟通 ,项目管理相关各方应该()  。

  A.明确希望通过沟通所达到的目标  ,并做好工程目的沟通计划安排

  B.确定进行沟通的方式  ,并注意使用和改进沟通的技巧

  C.引起相关人员的兴趣 ,应尽可能取得他人的意见  ,与他人商议

  D.要使用详细、清晰的表达 ,做好工程项目信息传播管理

  E.要进行信息的追踪与反馈  ,充分发挥工程项目的绩效报告的作用  。信息沟通后必须同时设法取得反馈 ,通过对工程项目绩效报告的分析  ,判断沟通的有效性

  答案:A、B、C、E.