日本培训高级秘书的素质要求

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日本人认为 ,秘书的知识面要宽  ,为人处世的经验要丰富;秘书熟悉官场  ,能处理大世面  ,因为秘书是为上司服务的  ,而上司  ,不管是官场上司或是商界大亨 ,都是要经历大场面的  ,都得熟悉官场应酬  。所以他们对秘书的要求是知识面广  ,技能实务熟练  ,处理问题的经验丰富 ,只有这样才能说得上是高级秘书  。本文根据日本秘书教授菊地史子给笔者的资料和其他方面的了解 ,简述日本短期大学(相当于我国江汉大学、成都大学 ,是培训秘书的学校)秘书学科的教育课程的设置  ,从中可以看出他们对秘书素质的要求 ,以及日本秘书可能承担的任务的大略  。
  高等院校秘书课程可分为三大门类:
  一、教养教育科目  。这类似我们的基础课但又不完全相同  ,主要是进行秘书的素质培训  ,既有知识、修养 ,又包括了文艺、体育等在内  。
  1、向上分野表现力  。具体包括体育与书法两科  。也就是说 ,做一个秘书必须有健康的体格 ,否则就不能胜任繁重的秘书工作  。一个秘书还必须掌握一手好书法 ,日本人是很讲究书道的 ,字都写不好谁还聘你当秘书?这有点象我国清代官员聘请幕僚师爷  ,当师爷的都是会写一手好字 ,能做八股文的高手 。体育与书法在我们看来二者风马牛不相关  ,应属于秘书专业的次要课程  ,日本人却认为文与武本属一家  ,把它们联系到一起了  ,颇有些对立统一的辩证法 。由于国情的不同  ,特别是思维方式与民族习惯的不同  ,有些科目的分类与设置也许是我们难以完全理解的  。
  2、人文教养  。这一科目包括了文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化等5个方面  。按我们的认识 ,戏剧是文学  ,儿童文化也与文学有关  ,日本人这样划分  ,突出了私人秘书为主及女秘书为主的特点 ,所以要求高级秘书必须具备较高的文化素质  ,这也是值得研究借鉴的  。我们现在有些做秘书培训生意的商人 ,创造出武打秘书、驾驶秘书、旅游(导游)秘书、公关秘书小姐等等称号 ,就差没有提出“三陪秘书”的了  ,十天半月可以发出无数的秘书文凭 ,却根本不太注意秘书的基本素质特别是文化素质的培养 。 
  3、社会教养  。社会教养的内容比较广阔  ,包括:(1)国际知识  。类似于我们的世界历史、地理与世界文化、政治等  。这对已经实现了走向世界的岛国来说  ,当然是十分重要的  。(2)现代社会  。主要指日本国内的社会文化、经济、政治以及社会服务事务  。
  4、科学教养 。科学教养包括:(1)妇女科学;(2)环境科学;(3)自然科学;(4)健康科学;(5)生活科学;(6)情报科学  。这些学科有的是我们没有的 ,如妇女科学  ,但对于女秘书占居90%以上的日本来说  ,是很必要的 。我国的香港、台湾也是女秘书占居绝大多数  。笔者曾见到一本台湾出版论述秘书职业的图书  ,书中有一条经验教训 ,就是告诫女秘书不要同自己的上司谈恋爱;笔者在现实中也见到过一些优秀的女秘书 ,就因为同领导人陷入感情纠葛而发生悲剧  。可见开一门女性的课程  ,还是有道理的  。有的课程如自然科学 ,主要指数理化知识  ,与我们对自然的广义理解不同 。现代秘书要了解财经事务  ,要使用电脑处理公务等  ,当然也必须学习自然科学  。我国的秘书学科是80年代从中文专业分出来的  ,受秘书是“秀才”、“笔杆子”的“秀才论”流毒影响过深  ,秘书的培训很难摆脱“秀才论”的影响 ,秘书学科也很难独立发展 。这虽是老问题  ,却是极难解决的  。
  以上有关社会服务、体育、国际社会等科目  ,都需要大量“演习”  ,即我们的实习课  。
二、专门教育科目  。类似我们的专业课  ,当然也不尽相同 ,也充满了日本特色 。
  (一)秘书基础知识  。主要包括秘书概论、社会心理学、人格心理学、人间关系(近似我们的人际关系与公共关系)论、经营管理概论等  。凡能称之为“学”或“论”者  ,其学术地位“学”较成熟  ,“论”则次之 。如心理学在全世界都称“学”  ,秘书则称“概论”  。
  (二)秘书实务  。主要包括:1、秘书实务  。指一般性秘书实务内容  ,通常分中、高级  ,要经过几个学期大量的实习  。2、文章写作  。3、会话表现 。4、英语作文 。5、英语会话 。在短期大学中英语会话要开四学期  ,达到能听会说为止  。6、中国语会话  。日本经济早已实现了开放外向的转变  。同中国的关系重要  ,所以近年来许多大学(不仅限于秘书专业)都把中国语作为重要课程  。又因为中日文字根出同源  ,所以重点、难点放在会话上  。我国大学现也多开设日语等第二外语  ,但存在重读写、轻说听的问题  ,这与教学传统和师资、环境有关  ,是值得研究的 。外语与电脑是现代秘书的两翼  ,笔者曾论述过秘书两翼张开  ,就能“飞上天”去 ,发挥重要的助手作用  。7、文书处理实务 。
  (三)相关学科  。这一系列是最值得我们注意及借鉴的  ,也是我们的偏政偏文型秘书教育关注不够的  。日本要求高级秘书必须掌握以下的相关知识与技能:1、会计学  。现代领导没有不过问财经的  ,所以现代秘书必须懂得财经  ,掌握会计学  。2、簿计  。3、情报处理  。类似我们的信息加工  。我们知道  ,秘书从来不是信息源  ,而只是信息的加工者  。现在我国有些领导把秘书当做信息源  ,要求秘书提供方方面面的信息  ,这是很危险的一种做法  ,那等于领导机关自己给自己制造信息与提供信息  ,会影响决策的正确性  ,会助长领导的依赖性  ,也易超越秘书部门的自然功能  ,从而隐藏着秘书部门走向历的“中书省”末路的可能性 。然而  ,现代秘书毕竟是领导最近身的左右手  ,必须适应领导对信息的迫切需求 ,所以要学习信息学、情报学  ,至少要会收集、鉴别、淘汰、分类、加工、研究、传输、提供、贮存、检索信息  ,而千万不可去制造信息  。4、服装艺术  。对女秘书来说 ,这恐怕是每天都用得上的大学问 。笔者曾应聘北京高等秘书学院客座教授 ,那里给女秘书开有美容化妆课  ,也是同一道理  。服装中也还有礼仪学同  ,有文化问题  ,秘书的上司也需要服装助手  。5、事务机器  。即我们的办公自动化课程  ,是以实习为主的  。6、以实践为主的课程 ,还有书道、茶道、广告事务、音像录放、旅行参观事务、时事形势研究等等 ,有的与上面有所重复  ,这里是从实习的角度提出的  。
  三、职业教育训练  。日本秘书已经实现了社会职业化 ,秘书是一种遍及各行各业的社会职业  ,而不再仅是一种官场的职务名称  。所以秘书还需要学习社会职业概论  ,职业伦理(即我们的职业道德、纪律等内容)  ,还有公务员法规(政策) 。
  总的来说  ,日本培训高级秘书的要求是很严的  ,他们培养出来的合格秘书 ,广博知识与现代多种技能兼备  ,英语与汉语精通  ,熟悉政治与财经 ,体格强健与艺术修养并重  ,既有日本国粹根底  ,又能适应现代社会 。这样的秘书虽然不是很多  ,但这个目标却是惊人的  。这种秘书概念已经完全现代化 ,不是陈旧的“秀才”、“笔杆子”的概念了 。