工程项目组织与管理讲义(第五章)

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第五章工程项目的管理组织

  考试要点:

  1.了解项目管理组织的作用与影响因素 ,项目管理组织体系的构成和技术支持  。

  2.熟悉工程项目管理组织的基本原理 ,组织结构确定的依据与原则  。

  3.掌握管理组织的建立步骤  ,工程项目管理组织结构的基本形式 。

  第一节项目管理组织的作用与构成

  一、项目管理组织的作用与影响因素(了解)

  (一)组织的含义

  通常认为组织有二个方面的含义:

  ①表现为组织形式  ,即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工而构成的有机整体;

  ②表现为组织行为  ,即为达到一定目标  ,运用组织所赋予的权力  ,对所需的资源进行合理配置  。

  (二)项目管理组织的作用

  从组织与项目目标关系的角度看  ,项目管理组织的根本作用是保证项目目标的实现  。主要体现在:

  ①合理的管理组织可以提高项目团队的工作效率;

  ②管理组织的合理确定  ,有利于项目目标的分解与完成;

  ③合理的项目组织可以优化资源配置  ,避免资源浪费;

  ④有利于项目工作的管理;

  ⑤有利于项目内外关系的协调  。

  (三)影响项目组织结构的因素

  影响项目的组织结构因素主要有两大来源  ,一是来自项目管理组织外部  ,一是来自项目管理组织的内部 。

  1.来自项目管理组织外部的因素

  (1)国际通行的项目管理方法与惯例 。

  (2)国家经济管理环境和与项目相关的管理制度 。

  (3)项目的经济合同关系与形式 。

  (4)项目管理的范围  ,以及项目的种类、规模、性质和影响力  。

  2.来自项目管理组织内部的因素

  (1)公司的组织管理模式与制度  。

  (2)公司的项目管理方式  。

  (3)公司内领导层及各部门之间的运作方式

  (4)公司内对项目运作的理念与企业文化  。

  二、项目管理组织体系的构成(了解)

  (一)直接管理子系统 直接管理项目子系统主要是指在项目管理体系中直接负责项目实施与完成的有关项目业务部门  。主要包括:综合管理、范围管理、质量管理、进度管理、费用管理、营销管理、沟通管理  。

  (二)服务支持子系统

  项目服务支持子系统是指项目管理体系中为保证项目的完成在项目组织、人力资源配备、行政与后勤等方面提供服务与支持的部门单元  。主要包括:人力资源管理、项目财务管理、行政与后勤管理、项目合同管理、项目信息管理  。

  三、工程项目管理组织的技术支持 (了解)

  (一)项目管理与社会技术支持的关系

  ⑴项目管理组织内的资源来源于社会  。

  ⑵充分利用社会的技术支持  ,有利于提高社会对工程项目的参与程度 ,有助于取得社会的理解和支持  。

  ⑶项目的管理组织随着社会的变化而变化  。

  ⑷合理利用社会的技术支持  ,有利于提高工程项目的整体水平  ,降低综合成本  。

  (二)工程项目管理社会技术支持的种类 ⑴专业技术支持  。

  ⑵管理技术支持 。

  ⑶宏观知识支持  。

  ⑷技术经济与财务分析的支持  。

  ⑸法律、国际贸易等  。

  (三)工程项目技术支持的管理

  ⑴专业机构的交流与联系  。

  ⑵松散的专家网络 。

  ⑶专家库系统  。

  ⑷专家委员会 。

  ⑸顾问体系  。

  第二节工程项目管理组织结构的确定

   一、工程项目管理组织的基本原理 (熟悉)

  (一)组织构成 在项目的组织构成方面  ,要注意把握两个关系:一是管理层次与管理跨度的关系;二是部门职能与部门划分的关系  。

  1.管理层次与管理跨度的关系

  (1)管理层次  。管理层次是指从公司管理者到最下层实际工作人员之间的不同管理阶层 。

  管理层次按从上到下的顺序通常分为决策层、协调层、执行层和操作层  。决策层是指管理目标与计划的制定者阶层;协调层是决策层的重要参谋、咨询层;执行层是指直接调动和安排项目活动、组织落实项目计划的阶层;操作层是指从事和完成具体任务的阶层  。

  一个项目管理层次的多少不是绝对的 ,但管理层次过多将产生信息流通的障碍和决策效率与工作效率的低下  。

  (2)管理跨度  。管理跨度是指一名管理人员所直接管理下级的人数  。

  (3)管理层次与管理跨度的关系  。一般地说  ,管理层次与管理跨度是相互矛盾的  ,管理层次过多势必要降低管理跨度 ,同样管理跨度增加  ,同样也会减少管理层次  。

  2.部门职能与部门划分

  (1)部门的划分  。部门过多将造成资源浪费和工作效率低下 ,部门太少也会出现部门内事务太多 ,部门管理困难等问题  。

  (2)部门职能的确定  。部门负责的工作与事务太少 ,部门将人浮于事  ,影响工作效率和风气 。职能过多 ,部门的人员会疲于忙碌 ,管理困难 ,影响工作质量  。

  (二)组织活动原理

  在研究项目组织活动的问题时要注意四个方面的问题:

  (1)组织要素的有用性;

  (2)要素相关性;

  (3)要素的能动性;

  (4)运动规律性  。

  二、工程项目管理组织结构确定的 依据与原则(熟悉)

  (一)管理组织结构确定的依据

  ⑴项目自身的特点 。

  ⑵承担项目公司的项目管理要求与管理水平  。

  ⑶委托方的要求 。

  ⑷项目的资源情况 。

  ⑸国家的有关法规  。

  (二)管理组织结构确定的原则

  ⑴工作整体效率原则  。

  ⑵用户至上原则  。

  ⑶权职一致原则  。

  ⑷协作与分工统一的原则  。

  ⑸跨度与层次合理的原则 。

  ⑹具体灵活的原则  。

  三、工程项目管理组织的建立步骤 (掌握)

  ⑴确定合理的项目目标 。

  ⑵确定项目工作内容  。

  ⑶确定组织目标和组织工作内容  。

  ⑷组织结构设计 。

  ⑸工作岗位与工作职责确定  。

  ⑹人员配置  。

  ⑺工作流程与信息流程 。

  ⑻制定考核标准  。

  (可以考单选题  ,也可考多选题  。)

  第三节工程项目管理组织结构的 基本形式(掌握)

  一、职能式

  (一)职能式的组织形式

  项目职能式组织形式是最基本的  ,目前使用比较广泛的项目组织形式  。职能式项目管理组织模式有两种表现形式  。一种是将一个大的项目按照公司行政、人力资源、财务、各专业技术、营销等职能部门的特点与职责  ,分成若干个子项目 ,由相应的各职能单元完成各方面的工作  。

  职能式的另一种形式就是对于一些中小项目  ,在人力资源、专业等方面要求不宽的情况下  ,根据项目专业特点  ,直接将项目安排在公司某一职能部门内部进行 ,在这种情况下项目团队成员主要由该职能部门人员组成  ,这种形式目前在国内各咨询公司中经常见到  。

  (二)职能式组织结构的优点

  ⑴项目团队中各成员无后顾之忧 。由于各项目成员来自各职能部门  ,在项目工作期间所属关系没有发生变化  ,项目成员不会为将来项目结束时的去向担忧  ,因而能客观地为项目考虑  ,去工作  。

  ⑵各职能部门可以在本部门工作与项目工作任务的平衡中去安排力量  ,当项目团队中的某一成员因故不能参加时 ,其所在的职能部门可以重新安排人员予以补充  。

  ⑶当项目全部由某一职能部门负责时  ,项目的人员管理与使用上变得更为简单  ,使之具有更大的灵活性  。

  ⑷项目团队的成员有同一部门的专业人员作技术支撑  ,有利于项目的专业技术问题的解决 。

  ⑸有利于公司项目发展与管理的连续性  。由于是以各职能部门作基础  ,所以项目的管理与发展不会因项目团队成员的流失而有过大的影响  。

  (三)职能式组织结构的缺点

  ⑴项目管理没有正式的性 。由于项目团队成员分散于各职能部门  ,团队成员受职能部门与项目经理的双重领导  ,而相对于职能部门来说  ,项目经理的约束显得更为无力  。

  ⑵项目团队中的成员不易产生事业感与成就感  。团队中的成员普遍会将项目的工作视为额外工作  ,对项目中工作没有更多的热情  。这对项目的质量与进度都会产生较大的影响  。

  ⑶对于参与多个项目的职能部门 ,特别是某个人来说 ,不利于项目之间的投入力量安排  。

  ⑷不利于不同职能部门团队成员之间的交流  。

  ⑸项目的发展空间容易受到限制  。

  二、项目式

  (一)项目式的组织形式 项目式管理组织形式就是将项目的组织独立于公司职能部门之外  ,由项目组织自己独立负责项目主要工作的一种组织管理模式  。项目的具体工作主要由项目团队负责  。项目的行政事务、财务、人事等在公司规定的权限内进行管理  。

  (二)项目式组织结构的优点

  ⑴项目经理是真正意义上的项目负责人  。项目经理对项目及公司负责  ,团队成员对项目经理负责  ,项目经理可以调动团队内外各种有利因素  ,因而是真正意义上的项目负责人  。

  ⑵团队成员工作目标比较单一 。独立于原职能部门之外  ,不受原各自工作的干扰 ,团队成员可以全身心地投入到项目工作中去  ,也有利于团队精神的形成和发挥  。

  ⑶项目管理层次相对简单 ,使项目管理的决策速度、响应速度变得快捷起来  。

  ⑷项目管理指令一致 。命令主要来自于项目经理  ,团队成员避免了多头领导、无所适从的情况  。

  ⑸项目管理相对简单  ,使项目费用、质量及进度等控制更加容易进行 。

  ⑹项目团队内部容易沟通 。

  ⑺当项目需要长期工作时  ,在项目团队的基础上容易形成一个新的职能部门  。

  (三)项目式组织结构的缺点

  ⑴容易出现配置重复  ,资源浪费的问题  。如果一个公司多个项目都按项目式进行管理组织  ,那么在资源的安排上很可能出现项目内部利用率不高 ,而项目之间则是重复与浪费的现象  。

  ⑵项目组织成为一个相对封闭的组织  ,公司的管理与对策在项目管理组织中贯彻可能遇到阻碍  。

  ⑶项目团队与公司之间的沟通基本上依靠项目经理 ,容易出现沟通不够和交流不充分的问题 。

  ⑷项目团队成员在项目后期没有归属感  。团队成员不得不为项目结束后的工作投入相当的精力进行考虑 ,影响项目的后期工作 。

  ⑸由于项目管理组织的独立性  ,使项目组织产生小团体的观念  ,在人力资源与物资资源上出现“屯积”的思想 ,造成资源浪费;同时  ,各职能部门考虑其独立性 ,对其资源的支持会有所保留  ,影响项目的完成 。

  三、矩阵式

  (一)矩阵式的组织形式

  矩阵式项目组织结构中  ,参加项目的人员由各职能部门负责人安排 ,而这些人员的工作  ,在项目工作期间  ,项目工作内容上服从项目团队的安排 ,人员不独立于职能部门之外  ,是一种暂时的、半松散的组织形式  ,项目团队成员之间的沟通不需通过其职能部门领导  ,项目经理往往直接向公司领导汇报工作 。

  根据项目团队中的情况 ,矩阵式项目组织结构又可分成弱矩阵式结构、强矩阵式结构和平衡矩阵式结构三种形式  。

  ⑴弱矩阵式项目管理组织结构

  一般是指在项目团队中没有一个明确的项目经理  ,只有一个协调员负责协调工作 。团队各成员之间按照各自职能部门所对应的任务  ,相互协调进行工作  。实际上在这种模式下  ,相当多的项目经理职能由职能部门负责人分担了  。

  ⑵强矩阵式项目管理组织结构

  这种模式下的主要特点是  ,有一个专职的项目经理负责项目的管理与运行工作  ,项目经理往往来自于公司的专门项目管理部门 。项目经理与上级沟通往往通过其所在的项目管理部门负责人进行  。

  ⑶平衡矩阵式项目管理组织结构

  这种组织结构形式是介于强矩阵式项目管理组织结构与弱矩阵式项目管理组织结构二者之间的一种形式  。主要特点是项目经理是由一职能部门中的团队成员担任  ,其工作除项目的管理工作外  ,还可能负责本部门承担的相应的项目中的任务 。此时的项目经理与上级沟通时不得不在其职能部门的负责人与公司领导之间做出平衡与调整  。

  (二)矩阵式组织结构的优点

  很明显  ,矩阵式项目组织结构具备了职能式组织结构和部分项目式组织结构的优点如下:

  ⑴团队的工作目标与任务比较明确 ,有专人负责项目的工作  。

  ⑵团队成员无后顾之忧  。项目工作结束时  ,不必为将来的工作分心  。

  ⑶各职能部门可根据自己部门的资源与任务情况来调整、安排资源力量 ,提高资源利用率  。

  ⑷提高了工作效率与反应速度  ,相对职能式结构来说  ,减少了工作层次与决策环节  。

  ⑸相对项目式组织组织结构来说  ,可在一定程度上避免资源的屯积与浪费  。

  ⑹在强矩阵式模式中 ,由于项目经理来自于公司的项目管理部门  ,可使项目运行符合公司的有关规定 ,不易出现矛盾  。

  (三)矩阵式组织结构的缺点

  虽然矩阵式组织结构有许多优点  ,但同样也有一些不足  ,主要有以下几方面 。

  ⑴项目管理权力平衡困难  。矩阵式组织结构中项目管理的权力需要在项目经理与职能部门之间平衡 ,这种平衡在实际工作中是不易实现的 。

  ⑵信息回路比较复杂 。在这种模式下  ,信息回路比较多  ,即要在项目团队中进行 ,还要在相应的部门中进行  ,必要时在部门之间还要进行  ,所以易出现交流、沟通不够的问题  。

  ⑶项目成员处于多头领导状态  。项目成员正常情况下至少要接受两个方向的领导 ,即项目经理和所在部门的负责人  ,容易造成指令矛盾、行动无所适从的问题 。

  四、复合式

  (一)复合式的组织形式 所谓复合式项目组织结构有两种含义:一是指在公司的项目组织形式中有职能式、项目式或矩阵式二种以上的组织形式;二是指在一个项目的组织形式中包含上述二种结构以上的模式  ,例如在职能式项目组织结构的子项目采取项目式组织结构等 。

  (二)复合式组织结构的优缺点

  复合式项目组织结构的特点是方式灵活  ,公司可根据具体项目与公司的情况确定项目管理的组织形式 ,而不受现有模式的限制  ,因而在发挥项目优势与人力资源优势等方面具有方便灵活的特点 。

  与此同时 ,复合式组织结构也因此产生了不足 ,即在公司的项目管理方面容易造成管理混乱  ,项目的信息流、项目的沟通容易产生障碍  ,公司的项目管理制度不易较好地贯彻执行  。

  (各种形式的优缺点易考)

  五、项目管理组织结构的变化 与组织结构的优化

  (一)项目管理组织结构的变化 根据国际上项目管理资料的介绍 ,项目组织结构形式与项目各类人员的情况相互关系可以用下面表格的形式反映出来  。

  (二)项目管理组织结构的调整优化

  1.管理组织结构调整优化的原因

  (1)项目主客观条件发生变化  。

  (2)项目正常运行本身使项目管理的内容出现改变  。

  (3)实践证明原组织结构方案不适合项目的开展  。

  2.各类组织形式的适合条件

  不同类型的项目组织结构形式适合不同类型的项目  。一般地  ,小型、时间短、专业面窄的项目适宜采用职能式组织形式  ,而工作周期长  ,专业复杂或比较特殊的项目  ,投资或工程量较大的工程项目适宜采用矩阵式或项目式的组织形式  。因此在项目的组织设计中要根据项目的具体情况来决定项目的组织形式  。如果项目在最初的组织设计时并没有依据项目的特点而进行组织形式设计  ,那么就必须进行组织形式的调整  。

  3.项目组织再造原则与方法

  (1)尽可能保持项目工作的连续性  。

  (2)避免因人调整组织设置  。

  (3)维护客户利益 。

  (4)处理好调整的时机问题 。

  (5)新组织一定要克服原组织下需解决的问题