工程项目组织与管理讲义(第三章)

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第三章工程项目的综合管理

  考试要点:

  1.熟悉工程项目综合管理的目的、基本原则 ,工程项目的绩效评价  ,工程项目的沟通与协调  。

  2.掌握工程项目综合管理的过程、项目计划的制定、实施和控制  。

  第一节概述

  一、工程项目综合管理的目的(熟悉)

  对工程项目进行综合管理的目的是为了保证项目的整体性 ,统筹、沟通、协调各方面的要求  ,解决项目实施过程中的各种矛盾冲突  ,并通过实施对工程项目的质量、进度、费用、安全等目标进行综合管理  ,确保工程项目总体目标的顺利实现 。

  二、工程项目综合管理的基本原则 (熟悉)

  1.实现总目标是综合管理工作的准绳  。

  2.沟通是工程项目综合管理的基本理念  。

  3.保持工程项目各项工作的整体协调、有序运行 。

  三、工程项目综合管理的过程(掌握)

  (一)工程项目综合管理的框架

  工程项目综合管理是把工程项目各阶段工作的具体目标和任务同管理目标结合在一起进行的综合管理  。工程项目综合管理的过程是一种有计划有秩序的动态管理过程  ,包括项目计划的制定、项目计划的实施和项目计划的变更控制 。

  (二)工程项目计划

  工程项目计划是工程项目组织根据所确定的项目目标 ,对项目实施过程中的各项工作所做的计划安排  。

  1.工程项目计划的作用

  (1)作为工程项目实施的控制依据  ,是实施工程项目管理的基础性工作 。

  (2)通过制定工程项目计划预测所确定的工程项目管理目标的实现的可能性  。

  (3)促进工程项目相关各方之间的沟通  。

  (4)确定关键的管理审查的内容、范围和时间等  。

  (5)确定进度度量和工程项目控制的时间基准线 。

  2.工程项目计划的制定(掌握)

  (1)工程项目计划应有项目经理会同有关项目管理组织自上而下 ,自下而上共同制定完成  。

  (2)工程项目计划的制定通过分析和评价有关的内部和外部、历史和现今的信息  ,汇总并协调各种计划  ,评估和预测未来可能的发展情况  ,从而建立一个连贯的、协调一致的有关完成工程项目任务方案的综合性工程项目计划 。

  (3)工程项目计划通常要在多个方案中进行分析、评价和筛选  。

  (4)制定工程项目计划的主要步骤包括:①清晰地定义工程项目目标;②把工程项目范围详细划分为各个工作包;③为了实现工程项目目标  ,需要明确每一个工作包所必须完成的具体任务  ,并由承担该工作包任务的管理者提出详细的工作计划;④汇总各工作包的计划并以网络图或横道图等表现形式表示各项任务和工作 ,表明各项任务之间的逻辑关系  ,安排协调一致的进度计划;⑤确定质量检查和评价的关键点和质量检查、评审安排;⑥进行资源消耗评审  ,安排资源供给计划和费用控制计划;⑦对计划执行风险进行分析 ,提出对策  ,在计划安排上留有余地 ,特别是对那些影响全局的控制性工程  ,更应留余地;⑧对计划进行评审  ,确定后下达基层执行 。

  (三)工程项目计划的实施控制 (掌握)

  ⑴计划实施控制的目的就是要不断的监视计划实施的过程 ,当出现偏离计划时  ,立即采取措施纠正偏离 ,在总体上保证进度、质量、费用等计划目标的实现  。

  ⑵工程项目计划实施控制的基本方法:

  ①建立计划实施的监测记录体系和统计报告制度;

  ②对偏差进行分析;

  ③采取措施纠正偏差  。

  (四)工程项目计划的变更控制

  1.工程项目计划变更的含义

  工程项目变更控制就是指建立一套适当的程序对处于动态环境的工程项目变更进行有序的控制  。

  2.变更控制的原则

  (1)原先定义好的项目范围和整体目标要求必须不断地保持 。

  (2)在制定项目计划时  ,加强风险分析 ,在进度安排上留有适当余地 ,在费用安排上考虑一定的不可预见费  。

  (3)尽量减少变更带来的影响  。

  (4)建立严格的变更评审和批准程序  。

  (5)变更评审前要与有关部门进行反复协商沟通

  第二节工程项目的绩效评价(熟悉)

  一、工程项目绩效与绩效评价的概念

  工程项目绩效是指工程项目实施活动和过程的结果 。绩效评价则是在考核实施活动过程的基础上应用考核结果的描述来确定绩效的高低 ,做出评价  。工程项目绩效具有多因性、多维性、动态性等特征 ,因此  ,项目绩效评价是一种综合性的评价  。

  二、项目绩效的作用

  (1)确保业主获知工程项目进展状况 ,满足业主检查工程项目进展情况的需求  。

  (2)进一步确认项目组织对工程项目承诺的实现程度  。

  (3)作为预测项目建设终结绩效的依据  。

  (4)尽早发现项目实施的问题  ,以便提前采取措施  。

  (5)作为考核工作成果  ,实行奖惩的依据 。

  三、绩效目标指标和评价时间的设定

  (一)绩效目标指标的设定

  ⑴项目绩效目标必须准确化、具体化、定量化  。

  ⑵绩效目标的设定应当是合理的和可达到的

  (二)评价时间的设定

  1.阶段性评价

  是指一个子项目或较大的单项工程完工后的阶段性工作评价  ,这时评价的内容比较广泛  ,包括对项目的功能特性  ,质量、进度、费用等进行综合评价  。

  2.定期评价

  指建设过程中的月度、季度、年度评价  。这时  ,子项目尚在建设过程中  ,很难对项目功能特性做出评价  ,只能对已完成部分工程的质量、进度、费用进行综合评价 。

  四、项目绩效评价的基本作法

  ⑴对工程项目实施效果进行检查  ,收集测量数据  。

  ⑵对检查结果和测量数据进行综合分析和预测  ,制定必要的措施  。

  ⑶编写工程项目绩效报告  。工程项目绩效报告是利用工程项目执行“期间”的关键指标、目标、风险和设想等因素监控的结果对工程项目能否获得圆满成功的早期预警系统 ,是及时反映在某一时间点上的工程项目执行状态问题以及应当如何改进  。

  工程项目计划和工作成果是绩效报告输入的重要内容 ,绩效报告的主要输出包括状态报告、进度报告、预测和变更申请 。

  状态报告介绍工程项目在某一特定时间点上所处的位置  ,它要说明的是 ,从达到范围、时间和费用目标上讲工程项目当前所处的状态 。

  进展报告介绍工程项目组织在某一特定期间内所完成的工作 。

  工程项目预测是在过去资料和发展趋势的基础上  ,预测工程项目未来的状态和进度 。

  第三节工程项目的沟通和协调(熟悉)

  一、概述

  (一)项目团队内部的沟通

  项目所有各方的沟通可概括为两大类:项目团队内部的沟通和向团队外部管理层和客户进行的沟通 。

  项目团队成员有四种主要的沟通要求:

  (1)责任 。每一个项目成员都需要非常确切地知道他负责的是项目的哪一部分  ,与其它部分有哪些联系  。

  (2)协作 。在项目实施过程中  ,参与项目建设的各方相互依赖  ,相互协作、相互影响  ,通过实施过程的沟通使相关各方有效地协调工作  ,确保项目目标的顺利实现  。

  (3)决策要求  。要通过沟通使项目成员知道由顾客、项目主办者和管理者所做出的与项目实施及其业务环境相关的所有决策  ,从而与相关决策保持高度的一致性  。

  (4)项目进展情况  。要通过沟通使项目成员了解项目进展情况并跟上项目的进展  。

  一次富有成效的项目情况会议可以满足项目团队内的多种沟通需求  ,为项目管理人员提供机会:

  ①提升团队凝聚力;

  ②将来自团队外部的有关项目进展的信息通报给大家;

  ③发现潜在问题或就共同问题的解决方法进行沟通;

  ④确保整个团队共同分担责任以达成所有的项目目标  。

  (二)与管理层和顾客进行沟通

  成功的项目管理人员可以满足利害相关者的期望  ,在所有应得到满足的利害相关者中  ,顾客和管理层应排在名单的最前面  。项目管理人员应该考虑如何将信息传递给管理层和顾客  。

  二、工程项目沟通管理的特征

  ⑴复杂性 。

  ⑵系统性  。

  三、工程项目沟通的重要性

  (1)为项目的决策和计划提供信息 。

  (2)作为组织和控制管理过程的依据和手段  。

  (3)是改善人际关系构建项目管理团队必不可少的条件  。

  (4)是项目管理人员成功进行项目管理的重要手段  。

  四、沟通方式

  沟通方式包括:

  1.书面正式的沟通

  2.书面非正式的沟通

  3.口头正式的沟通

  4.口头非正式的沟通

  沟通方式的选取取决于欲要沟通的对象  。

  口头沟通的方式有私下联系、团队会议或者打电话  ,这种沟通方式的优点是沟通方便  ,具有很大程度的灵活性且沟通速度快  ,能提供一些正式沟通中难以获得的信息 ,缺点是容易失真 。而书面沟通则要求精确  ,它通过文件的发放、会议记录、往来信函、报告及备忘录以及电子邮件和工程项目管理信息系统等作为其传输载体  ,其优点是沟通效果好  ,有较强的约束力 ,缺点是沟通速度慢  。

  五、消除障碍 ,提高沟通的有效性

  (一)有效信息沟通的障碍

  沟通的障碍:①认知障碍;②语义障碍;③个性和兴趣障碍;④态度、情感和偏见造成的障碍;⑤组织结构的影响;⑥信息量过大造成的障碍  。

  (二)有效沟通需要的条件

  ⑴相互之间的文化背景的了解 。

  ⑵具有明确的沟通动机和期望  。

  (三)有效沟通的途径

  沟通的有效性 ,主要取决于发送者和接收者对沟通的态度和环境  。

  为了实现有效的沟通 ,项目管理相关各方应该:

  ①明确希望通过沟通所达到的目标 ,并做好工程项目的沟通计划安排;

  ②考虑沟通时的一切环境情况  ,包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等  ,以便沟通的信息符合环境情况要求;

  ③确定进行沟通的方式  ,并注意使用和改进沟通的技巧;

  ④引起相关人员的兴趣  ,应尽可能取得他人的意见  ,与他人商议  ,既可以获得更深入的看法  ,也易于获得其积极的支持;

  ⑤要使用简单、明确的表达  ,做好工程项目信息传播管理;

  ⑥要进行信息的追踪与反馈 ,充分发挥工程项目的绩效报告的作用;

  ⑦做好工作终结的信息处理 。