工程项目组织与管理讲义(第四章)

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第四章工程项目范围管理

  考试要点:

  1.熟悉范围定义的概念、依据和成果 ,范围确认的依据、方法和结果  ,范围变更控制的依据  ,项目工作范围变更控制系统 。

  2.掌握范围定义的方法 。

  第一节工程项目范围定义

  一、工程项目范围管理概念

  工程项目范围管理是指确保项目完成全部规定要做的工作  ,而且仅仅完成规定要做的工作  ,从而成功地达到项目目标的管理过程  。

  二、工程项目范围定义

  (一)范围定义的概念(熟悉)

  工程项目范围定义就是把项目的可交付成果(一个主要的子项目)划分为较小的、更易管理的多个单元  。范围定义的目的如下:

  ①提高费用、时间和资源估算的准确性;

  ②确定在履行合同义务期间对工程进行测量和控制的基准  ,即:划分的独立单元要便于进度测量  ,目的是及时计算已发生的工程费用;

  ③明确划分各部分的权力和责任  ,便于清楚地分派任务  。

  (二)范围定义的依据(熟悉)

  1.工程项目概况 。

  2.项目的约束条件 。

  3.项目其他阶段的成果  。

  4.历史资料  。

  5.各种假设  。

  (三)范围定义的方法(掌握)

  1.工作分解结构的概念和目的

  (1)工作分解结构的概念

  工作分解结构是一种层次化的树状结构 ,是将项目按一定的方法划分为可以管理的项目单元 ,通过控制这些单元的费用、进度和质量目标  ,使它们之间的关系协调一致 ,从而控制整个项目目标  。

  从上述定义和WBS的名称上不难看出  ,它是将合同中要做的全部工作分解成合适大小的部分来编制项目目标计划的一种结构或框架 ,这种结构或框架具有层次性 。对简单的项目  ,只需分成三层 ,即项目、子项目、工作  。对复杂的或大型的项目  ,为清晰起见  ,则分成五至六层  。工作分解结构中 ,每下降一级表示项目单元的描述逐渐变得详细  。

  (2)工作分解结构的目的

  ①将整个项目划分为相对独立的、易于管理的较小的项目单元  ,这些较小的项目单元

  有时也称作工作或活动  。

  ②将这些工作或活动与组织机构相联系 ,将完成每一工作或活动的责任赋予具体的组织或个人  ,这就是组织或个人的目标;

  ③对每一工作或活动做出较为详细的时间、费用估计  ,并进行资源分配  ,形成进度目标和费用目标;

  ④可以将项目的每一工作或活动与公司的财务账目相联系 ,及时进行财务分析;

  ⑤确定项目需要完成的工作内容和项目各项工作或活动的顺序;

  ⑥估计项目全过程的费用;

  ⑦可与网络计划技术共同使用  ,以规划网络图的形态  。

  2.建立工作分解结构的步骤

  (1)确定项目总目标

  根据项目技术规范和项目合同的具体要求  ,确定最终完成项目需要达到的项目总目标  。

  (2)确定项目目标层次

  确定项目目标层次就是确定工作分解结构的详细程度(即WBS的分层数)  。

  (3)划分项目建设阶段

  将项目建设单位的全过程划分成不同的、相对独立的阶段  。如设计阶段、施工阶段等  。

  (4)建立项目组织结构

  项目组织结构中应包括参与项目的所有组织或人员  ,以及项目环境中的各个关键人物  。

  (5)确定项目的组成结构

  根据项目的总目标和阶段性目标  ,将项目的最终成果和阶段性成果进行分解  ,列出达到这些目标所需的硬件(如设备、各种设施或结构)和软件(如信息资料或服务) ,它实际上是对子项目或项目的组成部分进一步分解形成的结构图表  ,其主要技术是按工程内容进行项目分解  。这一过程简述如下  。

  1)识别项目的主要组成部分从两方面考虑  ,一是可作为独立的交付成果  ,一是便于实际管理(即考虑如何管理每个组成部分) 。独立的可交付成果是指其具有相对独立性  ,一旦建成  ,即可马上移交给业主使用或投产运营  。因此  ,在确定各个可交付成果(或子项目)的开始和完成时间时  ,应注意在可行的情况下  ,先完成的可交付成果(或子项目)应能相对独立地投产运营 。

  2)确定该级别的每一单元是否可以“恰当”地估算费用和工期 。不同的单元可以有不同的分解级别 ,这就是“恰当”的含义  。

  3)识别每一可交付成果的组成单元:这些单元在完成后可产生切实的、有形的成果 ,以便实施进度测量  。

  4)证实分解的正确性  。可通过回答下列问题 ,进一步证明项目分解的正确性:①目前所分解的层次  ,对完成所分解的单元是否很必要而且也足够详细 ?如果不是  ,则必须修改组成单元(增加单元、删除单元、或重新定义);②是否清晰和完整地定义了每一个事项 ?如果不是  ,则必须修改有关工作描述并增加描述内容;③是否能恰当地确定每个事项的起止时间和作出费用估算  ?这个事项是否已分派给某一部门(小组或个人)  ?他们是否愿意承担满意完成该事项的全部责任 ?如果不是 ,则应做出修改以进行有效地管理控制  。

  (6)建立编码体系

  以公司现有财务图表为基础  ,建立项目工作分解结构的编码体系  。

  (7)建立工作分解结构

  将上述(3)~(6)项结合在一起 ,即形成了工作分解结构  。

  (8)编制总网络计划

  根据工作分解结构的第二或第三层  ,编制项目总体网络计划  。总体网络计划可以再利用网络计划的一般技术(如关键线路法  ,或称CPM法 ,CriticalPathMethod)进行细化  。总网络计划确定了项目的总进度目标和关键子目标  。在项目实施过程中  ,项目总体网络计划用于向项目的高级管理层报告项目的进展状况 ,即完成进度目标的情况  。

  (9)建立职能矩阵

  分析工作分解结构中各个子系统或单元与组织机构之间的关系  ,用以明确组织机构内各部门应负责完成的项目子系统或项目单元  ,并建立项目系统的责任矩阵 。

  (10)建立项目财务图表

  将工作分解结构中的每一个项目单元进行编码 ,形成项目结构的编码系统  。此编码系统与项目的财务编码系统相结合  ,即可对项目实施财务管理  ,制作各种财务图表  ,建立费用目标  。

  (11)编制关键线路网络计划

  前述的十项步骤完成后 ,形成了一个完整的工作分解结构 ,它是制定详细网络计划的基础  ,因为工作分解结构本身不涉及项目的具体工作、工作的时间估计、资源使用以及各项工作间的逻辑关系  。因此  ,项目的进度控制还须使用详细网络计划  。详细网络计划一般采用关键线路法(CPM)编制  ,它是对工作分解结构中的项目单元作进一步细分后产生的  ,可用于直接控制生产或施工活动  。详细网络计划定义了各项工作的进度目标  。

  (12)建立工作顺序系统

  根据工作分解结构和职能矩阵  ,建立项目的工作顺序系统 ,以明确各职能部门所负责的项目子系统或项目单元何时开始 ,何时结束  ,同时  ,也明确了项目子系统或项目单元间的前后衔接关系  。

  (13)建立报告和控制系统

  根据项目的整体要求、工作分解结构以及总体和详细网络计划  ,即可以建立项目的报告体系和控制系统 ,以核实项目的执行情况  。

  3.参照以前项目的工作分解结构

  以前项目的工作分解结构经常可用于一个新项目  。尽管每个项目都是的  ,但是WBS模板却可以重复使用 ,因为大部分项目具有某些共性  ,这些共性使一个项目在一定程度上类似于另一个项目  ,对同一类项目  ,则更是如此  。

  (四)范围定义的成果(熟悉) 1.工作分解结构 2.更新描述工作范围的文件

  在项目周期各阶段 ,因项目业主对咨询任务的要求不同  ,故会有不同的范围定义的结果  。主要结果如下:

  (1)工作大纲

  工作大纲(TermsofReference ,TOR)是项目业主详细说明其要求被聘请的咨询工程师完成的咨询服务内容的说明文件  ,是咨询服务招标文件中的重要内容之一 。项目业主将咨询服务的工作范围列入工作大纲 ,要求应聘的咨询公司根据此工作大纲编写咨询服务建议书  。

  工作大纲的内容一般包括:工程项目概述、工程项目目标、咨询服务的范围、人员培训、工作进度与报告以及业主为咨询专家提供的资料、当地服务、辅助人员和设施  。

  (2)咨询服务技术建议书

  咨询服务技术建议书是咨询公司根据招标文件的要求  ,对实施和完成TOR中所规定的咨询服务内容所采用的技术、组织等措施进行详细说明的技术建议书  。

  世界银行技术建议书――标准格式(1997年7月  ,2002年3月修订)的内容:①技术建议递交格式;②公司参考信息;③对TOR和要求业主提供的资料、服务和设施的解释和建议;④实施咨询服务的方法和工作计划描述;⑤咨询服务的团队组成和任务分配;⑥拟派专业人员的简历;⑦专业人员时间安排表;⑧工作进度计划  。

  (3)咨询服务合同附件――服务描述

  在双方签订咨询服务合同前 ,项目业主和咨询公司双方就具体的服务内容进行协商并达成一致意见  。

  第二节工程项目范围确认

  范围确认是项目业主正式接收项目工作成果的过程 。此过程要求对项目在执行过程中完成的各项工作进行及时的检查  ,保证正确地、满意地完成合同规定的全部工作  。

  一、范围确认的依据(熟悉)

  (一)完成的工作成果

  在项目建设周期的不同阶段  ,工作成果具有不同的表现形式:

  ⑴在项目策划和决策阶段  ,项目建议书、可行性研究报告是咨询工程师提供咨询服务的工作成果  。

  ⑵项目准备阶段产生的工作成果包括初步设计图纸、项目实施的整体规划、项目采购计划、项目的招标文件、详细的设计图纸等 。

  ⑶在项目实施阶段  ,承包商建造完成的土建工程、电气工程、给排水工程以及已安装的生产设备等是阶段性的工作成果;整个项目的交付使用 ,则是承包商最终的工作成果  。

  ⑷项目竣工验收和总结评价阶段的工作成果主要是项目自评报告和后评价报告

  (二)有关的项目文件

  这些文件主要是指双方签订的项目合同 ,包括项目计划、规范、技术文件、图纸等 。如  ,对咨询服务成果的确认主要是依据双方签订的咨询服务合同 ,特别是合同中关于咨询服务内容的描述  ,以及完成各项咨询任务的时间表、验收方式等 。

  (三)第三方的评价报告

  第三方评价报告是指按照我国工程项目建设程序的有关规定 ,由具有独立法人资格和相应资质的实体  ,或相应的政府机构  ,对项目产生的工作成果进行独立评价后出具的评价报告 。

  (四)工作分解结构

  二  。、范围确认的方法(熟悉)

  范围确认的主要方法是对所完成工作成果的数量和质量进行检查  ,通常包括以下三个基本步骤:

  ①测试;

  ②比较和分析(即评估);

  ③处理  。

  三、范围确认的结果(熟悉)

  范围确认产生的结果就是对工程项目的正式接收  。

  在项目周期的不同阶段  ,具有不同的工作成果 。各阶段的主要工作成果描述如下  。

  (1)在项目的策划与决策阶段:范围确认的结果是接收项目建议书、预可行性研究报告或可行性研究报告  。

  (2)准备阶段:根据被委托咨询公司的具体任务  ,范围确认的结果是接收设计图纸、招标文件、项目总体计划等  。

  (3)实施阶段:范围确认的结果是接收施工单位完成项目的实体成果(如土建工程、生产设备和设施等)  。

  (4)竣工验收和总结阶段:范围确认的结果是接收和项目后评价报告及各种实测的统计资料 。

  第三节工程项目范围变更控制

  项目范围变更是项目变更的一个方面  ,是指在实施合同期间项目工作范围发生的改变  ,如增加或删除某些工作等  。范围变更控制就是:

  ①对造成范围变更的因素施加影响以确保这些变化给项目带来益处;

  ②确定范围变更已经发生;

  ③当变更发生时对实际变更进行管理  。范围变更控制必须完全与其他的控制过程(如时间控制  ,费用控制 ,质量控制等)相结合才能收到更好的控制效果 。

  一、范围变更控制的依据(熟悉)

  (一)工作范围描述;

  (二)技术规范和图纸;

  (三)变更令;

  (四)工程项目进度计划;

  (五)进度报告

  二、项目工作范围变更控制系统(熟悉)

  工作范围变更控制系统规定了项目工作范围变更应遵循的程序 ,它包括书面工作、跟踪系统、以及批准变更所必需的批准层次  。

  下述工作范围变更程序适用于土木工程施工合同  ,项目参与方包括三方:业主、咨询工程师和承包商  。

  (一)变更申请

  咨询工程师、业主和承包商均可对合同工作范围提出变更申请  。

  咨询工程师提出变更  ,多数情况是发现设计中存在某些缺陷而需要对原设计进行修改  。修改工作可由咨询工程师自己完成  ,也可以指令承包商完成 。(注:FIDIC条款规定)

  (二)审查和批准变更

  对工作范围的任何变更  ,咨询工程师必须与项目业主进行充分协商  ,在达成一致意见后  ,由咨询工程师发出正式变更令 。

  咨询工程师批准工作范围变更的原则如下:

  ①变更后的项目不能降低使用标准;

  ②变更工作在技术上可行;

  ③业主同意支付变更费用;

  ④变更后的施工工艺不宜复杂  ,且对总工期的影响保持在最低限度  。

  (三)编制变更文件和发布变更令

  变更文件一般由变更令和变更令附件构成  。

  1.变更令

  在实施项目之前 ,咨询工程师应确定变更令的标准格式  ,以便在发生变更时使用  。变更令通常包括如下内容  。

  (1)变更令编号和签发变更令的日期  。

  (2)项目名称和合同号  。

  (3)产生变更的原因和详细的变更内容说明:①依据合同的哪一条款发出变更令;②变更工作是在接到变更令后立即开始实施  ,还是在确定变更工作的费用后实施;③承包商应在多长期限内对变更工作提出增加费用和延长工期的请求;④变更工作的具体内容和变更令附件  。

  (4)先前变更产生的累计费用额  ,此次变更增加或减少的费用额  ,累计总变更费用额  。

  (5)业主名称、业主授权代表签字;

  (6)咨询工程师名称、咨询工程师授权代表签字;

  (7)承包商名称、承包商授权代表签字 。

  2.变更令附件

  变更令附件一般包括变更工作的工程量表、设计资料、设计图纸和其他与变更工作有关的文件  。

  (四)承包商向咨询工程师发出对变更工作要求额外支付的意向通知我国《建设工程施工合同示范文本》关于变更估价的规定是:“承包人在工程变更确定后14天内  ,提出变更工程价款的报告 ,经工程师确认后调整合同价款…” ,“承包人在双方确定变更后14天内不向工程师提出变更工程价款的报告时  ,视为该项变更不涉及合同价款的变更  。”因此  ,承包商提出变更工程价款的报告是开始变更估价的前提条件 。

  (五)变更工作的估价

  1.工程施工承包合同中确定变更工作费率(单价)或价格程序

  (1)如咨询工程师认为适当 ,应以合同中规定的费率和价格进行变更工作的估价  。

  (2)如合同中未包括适用于该变更工作的费率和价格  ,则应在合理的范围内使用合同中的费率和价格作为估价的基础  。

  (3)如咨询工程师认为合同中没有适用于该变更工作的费率和价格 ,则在与业主和承包商进行适当的协商后  ,由咨询工程师和承包商议定合适的费率和价格 。

  (4)如双方在协商后未达成一致意见  ,则咨询工程师应确定他认为适当的费率和价格  ,并相应地通知承包商 ,同时将一份副本呈交业主  。

  2.确定变更工作价格时应注意的问题

  (1)当合同中规定以多于一种的货币进行支付时  ,应说明以不同货币进行支付的比例  。

  (2)变更工作的价格调整  。

  (六)变更工作的实施和支付

  (教材P59注:现在是纳入按月结算的 。)